Het nieuwe jaar: nieuwe ronde, nieuwe kansen en ook belangrijke nieuwe verplichtingen. 2019 belooft weer een uitdagend jaar te worden. Niet in de laatste plaats omdat op 1 januari 2019 de Wet toezicht trustkantoren 2018 (Wtt 2018) en de daarbij behorende lagere regelgeving (het Besluit Wtt 2018 en de Vrijstellingsregeling Wtt 2018) in werking is getreden.

De Wtt 2018 kent slechts een zeer beperkt overgangsregime: het uitgangspunt is dat aan alle vereisten, zoals de verplichte interne compliance functie en het hebben van twee beleidsbepalers, vanaf 1 januari 2019 moet zijn voldaan. Alleen voor de eventueel noodzakelijke omzetting van de rechtsvorm en het updaten van de cliëntendossiers geldt een overgangsregeling.

Waar bij de omzetting van de rechtsvorm een termijn van 6 maanden geldt, wordt een dergelijke specifieke termijn voor het updaten van cliëntendossiers niet genoemd. Ten aanzien van reeds bestaande klanten, stelt artikel 74 van de Wtt 2018 dat dit moet plaatsvinden “op het eerste moment dat door de cliënt contact wordt opgenomen met het trustkantoor, of zoveel eerder als het trustkantoor […] aanleiding vindt om het cliëntenonderzoek te doen plaatsvinden.”

De Memorie van Toelichting bij dit artikel 74 verwoordt het een stuk scherper: trustkantoren moeten het cliëntenonderzoek “bij eerste gelegenheid” actualiseren.  Daarbij dienen de nieuwe bepalingen van de Wtt 2018 in acht te worden genomen. Trustkantoren mogen het begrip “bij eerste gelegenheid” risicogebaseerd invullen. Het trustkantoor dient actief contact zoeken met de cliënt, zodat het trustkantoor de gelegenheid heeft (aanvullende) cliëntenonderzoeksmaatregelen te treffen. In gevallen van hoger risico wordt van het trustkantoor verlangd dat het klantcontact onverwijld wordt gezocht.

Hoe moet hiermee in de praktijk worden omgegaan?

Feitelijk zijn er drie trigger momenten: (1) de geplande periodieke review datum die het kantoor voor de dossiers hanteert; (2) het moment dat er door de klant contact wordt opgenomen met het trustkantoor (de natuurlijke trigger) en (3) de ‘hoog risico trigger’ omdat een klant door de nieuwe regels in een andere categorie is komen te vallen.

Start daarom met de hoogste risicodossiers en werk zo alle dossiers door totdat ook alle laagrisico dossiers zijn aangepast. Let daarbij op dat sommige laag risicodossiers mogelijk in de hoogrisico categorie zijn komen te vallen, bijvoorbeeld door het land van vestiging van de UBO (zie onze eerdere blog) of doordat een klant ineens onder het PEP-begrip is komen te vallen.  In dat geval lijkt het niet mogelijk om te wachten tot de periodieke review datum, maar zal het trustkantoor onverwijld actie moeten ondernemen (zie ook de Memorie van Toelichting bij artikel 38 van de Wwft 2018).

Cruciaal is dat het trustkantoor te allen tijde overzicht heeft in het aantal klanten en de risicocategorieën, alsmede een plan heeft met duidelijke tijdslijnen wanneer alle dossiers in lijn moeten zijn gebracht met deze nieuwe wetgeving. Geef dit voldoende prioriteit, zodat de planning wordt behaald.

Kortom, werk aan de winkel!

Menu